Die E-Rechnung – Schnellere Bearbeitung und pünktliche Zahlung!

– Ein Meilenstein in der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung –

Im Zuge der bundesweiten Digitalisierungsmaßnahmen gewinnt die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung. Derzeit werden etwa 25% der Rechnungen in Deutschland in elektronischer Form erstellt. Auch wenn dieser Anteil stetig wächst, besteht – im internationalen Vergleich betrachtet – noch gewaltiger Aufholbedarf.

Während die E-Rechnung in der öffentlichen Bundesverwaltung bereits seit dem 27. November 2020 Pflicht ist, ist dies darüber hinaus noch nicht der Fall. Das soll sich im Business-to-Business-Bereich (B2B-Bereich) nun ändern. Mit dem Entwurf zum Wachstumschancengesetz plant die Bundesregierung ab 2025 eine E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft.

Die praktische Umsetzung soll stufenartig erfolgen und nach der Unternehmensgröße (entscheidend ist der Vorjahresumsatz) bemessen werden. Der Zeitplan der Bundesregierung sieht wie folgt aus:

Mit Inkrafttreten des Gesetzes ab dem 01.01.2025 soll zunächst einmal das Empfangen von elektronischen Rechnungen verpflichtend werden. Erst ab dem 1. Januar 2026 werden die Betriebe in die Pflicht genommen auch die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen zu gewährleisten. Nach derzeitigem Stand wird eine einjährige Übergangsfrist für Unternehmen gewährt, deren Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt.

Der im Regierungsentwurf festgelegte Zeitplan soll als ein erstes Gerüst dienen, um die Einführung von E-Rechnungen in Deutschland auf den Weg zu bringen. Weiterhin ist anzumerken, dass voraussichtlich noch bis 2028 Zeit sein wird, bis die E-Rechnung flächendeckend für alle Unternehmen und in ihrer gesamtheitlichen Anwendung vollständig verpflichtend ist.

Erleichterungen für den Leistenden und den Empfänger

Die Ablöse der oft noch händisch durchgeführten Rechnungsverarbeitung verspricht viel Entlastung für beide Parteien. Die E-Rechnung ermöglicht eine vereinfachte Rechnungsstellung. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten für den Rechnungssteller und pünktlichere Zahlungen könnten somit sichergestellt werden. Des Weiteren ergeben sich Einsparpotenziale im Rechnungsversand, da auf Porto und Papierkosten verzichtet werden kann. Ein weiterer Vorteil für den Rechnungssteller ist, dass ein flexibles Arbeiten durch eine ortsunabhängige Rechnungsstellung möglich ist.

Auch für den Rechnungsempfänger ergeben sich Erleichterungen in den Prozessabläufen. Durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten wird die Datenqualität verbessert und die Fehleranfälligkeit verringert. Darüber hinaus profitiert der Rechnungsempfänger ebenso wie der Rechnungssteller von der digitalen Rechnung, die eine effizientere Archivierung gestellter Rechnungen erlaubt.  Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren kann somit sichergestellt werden und die digitale Archivierung der E-Rechnungen ist zusätzlich auch noch platzsparend und katastrophensicher.

E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 13.10.2017

Welche Rechnungen unterliegen überhaupt der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Grundsätzlich liegt eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vor, es sei denn die Rechnung unterliegt den Ausnahmen von den Verpflichtungen. Zu diesen Ausnahmen zählen u.a. geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes sowie sonstige Beschaffungen im Ausland. Die Ausnahmen von den Verpflichtungen sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 13. Oktober 2017 unter § 3 geregelt. Des Weiteren gilt es vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu berücksichtigen.

Inhalt einer E-Rechnung nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014

Zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten:

  1. eine Leitweg-Identifikationsnummer
  2. die Bankverbindungsdaten
  3. die Zahlungsbedingungen und
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Wurden die oben genannten Angaben dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt hat die elektronische Rechnung darüber hinaus

  1. die Lieferantennummer und
  2. eine Bestellnummer zu enthalten.

Abweichungen von diesen Vorgaben sind in § 5 der E-Rechnungsverordnung zu prüfen.

Im Regierungsentwurf vom 30. August 2023 wurden zudem neue Ergänzungen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung verankert. Diese Anpassungen betreffen Rechnungen, die nach § 33 der UStDV auch als sogenannte sonstige Rechnungen ausgestellt werden dürfen. Dies gilt beispielsweise für Rechnungen mit Kleinbeträgen unter 250 Euro und nach § 34 UStDV für Fahrausweise.

Fazit

Abschließend betrachtet zeichnet sich ein positiver Trend bei der Einführung von E-Rechnungen in Deutschland ab. Die ersten gesetzlichen Grundlagen sind geschaffen, sodass mit der praktischen Umsetzung begonnen werden kann. Der mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes verbindliche gestaffelte Zeitplan der Bundesregierung verschafft den Unternehmen die Möglichkeit eines sanften Übergangs weg von der analogen und hin zur elektronischen Rechnungsstellung. Auch wenn es zunächst einiger Umstellungen bedarf und es Hürden zu überwinden gilt, seien sie zeitlicher, finanzieller oder personeller Natur. Die auf lange Sicht zu erwartenden Entlastungen, die sich durch die E-Rechnungen für die Unternehmen ergeben werden, sind sehr vielversprechend.

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