Im Zuge der bundesweiten Digitalisierungsmaßnahmen gewinnt die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung. Derzeit werden in Deutschland nach aktuellen Schätzungen noch etwa zwei Drittel aller Rechnungen in einem Papierformat erstellt und etwa 36% digital übermittelt. Hier sind jedoch noch viele Rechnungen inbegriffen, die den Rechnungsempfänger zwar in elektronischer Form erreichen (wie u.a. PDF-Rechnungen), aber nicht den gesetzlichen Anforderungen einer eRechnung entsprechen.

Auch im internationalen Vergleich betrachtet besteht gewaltiger Aufholbedarf. So setzten viele Länder, insbesondere in Südamerika schon seit längerem auf eine flächendecke eRechnungspflicht, um u. a. dem Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Doch auch in Europa kommt Dynamik in die Entwicklung. Europäischer Vorreiter war Italien, wo bereits 2019 als Teil der Einführung von sogenannten Echtzeit-Steuerreportings eine E-Rechnungspflicht verabschiedet wurde. Den entscheidenden Anstoß für Deutschland bringen dabei der Beschluss des Wachstumschancengesetztes. Den passenden Fachbeitrag finden Sie >> hier <<

In Deutschland ist die eRechnung in der öffentlichen Bundesverwaltung (Business-to-Government) bereits seit dem 27. November 2020 Pflicht. Im Business-to-Business Bereich (B2B-Bereich) gab es bisher noch keine gesetzlichen Verpflichtungen. Das ändert sich nun. Am 22. März 2023 hat der Bundesrat final dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Damit steht endgültig fest, dass es ab 2025 eine eRechnungspflicht im B2B-Geschäft geben wird. Die beschlossene Fassung enthält keine inhaltlichen Neuerungen der Übergangsregelungen wie sie ursprünglich am 17. November 2023 durch den Bundestag im Wachstumschancengesetz verabschiedet wurden.

Erleichterungen für den Leistenden und den Empfänger

Zunächst gilt es zwischen neuen Begriffsdefinitionen hinsichtlich des Formats einer eRechnung zu unterscheiden. Ab dem 1. Januar 2025 ist fortan eine elektronische Rechnung von einer sonstigen Rechnung zu trennen. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG handelt es sich um eine eRechnung, wenn diese „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“. Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der sogenannten X-Rechnung oder dem Format ZUGFeRD, welche bereits im öffentlichen Sektor Anwendung finden. Die neuen Gesetzesregelungen lassen zu, dass grundsätzlich auch andere Rechnungsformate, welche nicht explizit aufgeführt wurden, den Anforderungen entsprechen können.

Zu den sonstigen Rechnungen gehören neben Papierrechnungen auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt worden sind. Achtung: Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei stellt ab 2025 keine elektronische Rechnung mehr dar.

Die praktische Umsetzung erfolgt stufenartig und wird nach der Unternehmensgröße (entscheidend ist der Vorjahresumsatz) bemessen. Der Zeitplan der Bundesregierung sieht wie folgt aus:

• Mit Inkrafttreten des Gesetzes ab dem 1. Januar 2025 wird das Empfangen von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Es dürfen jedoch weiterhin Rechnungen, die nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen, übermittelt werden. Allerdings braucht es hierzu (wie bereits gehandhabt) die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• Erst ab dem 1. Januar 2026 werden die Betriebe in die Pflicht genommen auch die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen zu gewährleisten. Es wird eine Übergangsfrist für Unternehmen gewährt, deren Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt. Es können folglich auch in 2026 noch „sonstige Rechnungen“ in Papierform gestellt werden, jedoch nur, wenn die zusätzliche Bedingung, den Vorjahresumsatz nicht zu überschreiten, erfüllt wird.
• Bis Ende 2027 besteht weiterhin die Möglichkeit, wie in 2026 und 2027 elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Standards entsprechen, zu übermitteln. Wird die Vorjahresumsatzgrenze von 800.000 Euro überschritten, kann die Übermittlung immer noch mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) erfolgen.
• Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für alle Unternehmer zwingend einzuhalten.

Der von der Bundesregierung festgelegte Zeitplan soll als ein Gerüst dienen, um die Einführung von eRechnungen in Deutschland auf den Weg zu bringen. Auch auf europäischer Ebene ist der deutsche Zeitplan gut mit den geplanten Digitalisierungsmaßnahmen (ViDA-Initiative: Einführung eines länderübergreifenden elektronischen Meldesystems) der EU-Kommission abgestimmt.

Die Dringlichkeit, die sich durch die neuen Anforderungen für Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmen ergibt, ist enorm. Wenn nach den beschlossenen Neuerungen ab 2025 keine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG vorliegt, können sich daraus gewaltige finanzielle Folgen aus dem versagten Vorsteuerabzug ergeben.

Erleichterungen für den Leistenden und den Empfänger

Die Ablöse der oft noch händisch durchgeführten Rechnungsverarbeitung verspricht viel Entlastung für beide Parteien. Die eRechnung ermöglicht eine vereinfachte Rechnungsstellung. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten für den Rechnungssteller und pünktlichere Zahlungen könnten somit sichergestellt werden. Des Weiteren ergeben sich Einsparpotenziale im Rechnungsversand, da auf Porto und Papierkosten verzichtet werden kann. Ein weiterer Vorteil für den Rechnungssteller ist, dass ein flexibles Arbeiten durch eine ortsunabhängige Rechnungsstellung möglich ist.

Auch für den Rechnungsempfänger ergeben sich Erleichterungen in den Prozessabläufen. Durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten wird die Datenqualität verbessert und die Fehleranfälligkeit verringert. Darüber hinaus profitieren der Rechnungsempfänger ebenso wie der Rechnungssteller von der digitalen Rechnung, die eine effizientere Archivierung gestellter Rechnungen erlaubt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren (vgl. § 14b Abs. 1 des UStG) kann somit sichergestellt werden und die digitale Archivierung der eRechnungen ist zusätzlich auch noch platzsparend und katastrophensicher.

E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 13.10.2017

Welche Rechnungen unterliegen überhaupt der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Grundsätzlich liegt eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vor, es sei denn die Rechnung unterliegt den Ausnahmen von den Verpflichtungen. Zu diesen Ausnahmen zählen u.a. geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes sowie sonstige Beschaffungen im Ausland. Die Ausnahmen von den Verpflichtungen sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 13. Oktober 2017 unter § 3 geregelt. Des Weiteren gilt es vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu berücksichtigen.

Inhalt einer E-Rechnung nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014

Zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. eine Leitweg-Identifikationsnummer
2. die Bankverbindungsdaten
3. die Zahlungsbedingungen und
4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Wurden die oben genannten Angaben dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt hat die elektronische Rechnung darüber hinaus

1. die Lieferantennummer und
2. eine Bestellnummer zu enthalten.

Abweichungen von diesen Vorgaben sind in § 5 der E-Rechnungsverordnung zu prüfen.

Fazit

Abschließend betrachtet sind die jüngsten Entwicklungen und Beschlüsse als ein gewaltiger Fortschritt in der digitalen Transformation zu betrachten. Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes sind die gesetzlichen Grundlagen geschaffen worden, sodass mit der praktischen Umsetzung begonnen werden kann und muss. Der verbindlich gestaffelte Zeitplan der Bundesregierung verschafft den Unternehmen die Möglichkeit eines sanften Übergangs weg von der analogen und hin zur elektronischen Rechnungsstellung. Auch wenn es zunächst einiger Umstellungen bedarf und es Hürden zu überwinden gilt, seien sie zeitlicher, finanzieller oder personeller Natur. Die auf lange Sicht zu erwartenden Entlastungen, die sich durch die eRechnungen für die Unternehmen ergeben werden, zeigen eine vielversprechende Zukunft für die Arbeitsablaufprozesse im kaufmännischen Business-to-Business Bereich.