Genau ein Jahr nach dem BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (Link zum gesonderten Fachbeitrag) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 15.10.2025 ein weiteres ergänzendes BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem unter anderem der Umsatzsteuer-Anwendungserlass angepasst und ergänzt wird.

Die Pflicht zu Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen besteht für Unternehmer per Gesetz grundsätzlich seit dem 01.01.2025. Die Pflicht zum Ausstellen wurde aber mit Übergangs- und Ausnahmeregelungen versehen und ist daher praktisch erst ab 2027 oder 2028 verpflichtend umzusetzen. Wichtigste Änderung ist, dass dann nur noch eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG gilt.

Die Finanzverwaltung nimmt nun an verschiedenen Stellen des bisherigen BMF-Schreibens fachspezifische Definitionen auf. So liegt etwa ein „Formatfehler“ vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen eines zwischen den Vertragsparteien vereinbarten anderen elektronischen Formats (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Dabei ist es unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind, da die Datei dann nicht der Voraussetzung des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. Ein „Geschäftsregelfehler“ liegt vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Geschäftsregelfehler können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein) und z. B. als kritischer Fehler – „critical Error“ – im Rahmen einer Validierung festgestellt werden.

Bei der Prüfung einer E-Rechnung darauf, ob ein Formatfehler vorliegt, kann ein geeignetes Validierungsprogramm verwendet werden. Eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, stellt unter den weiteren Voraussetzungen eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar. Dies kann zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs führen.

Geschäftsregelfehler zu Inhalten, die nicht zu den Pflichtangaben der Rechnung gehören, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (vgl. A 15.2a Abs. 6 und A 15.11 Abs. 3 UStAE), sondern unterstützt ihn hierbei. Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Das BMF-Schreiben enthält weiterhin eine große Anzahl an kleineren Anpassungen und Klarstellungen zur bisherigen Rechtslage. Hervorzuheben ist hierbei jedoch eine Regelung zur Rechnungskorrektur, die insbesondere in der Baubranche eine praktische Rolle spielt. Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des abgerechneten Entgelts (z. B. bei Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung), ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) stellen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher eine Rechnungsberichtigung hinsichtlich der Leistungsbeschreibung.