Wer Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen möchte, muss besondere Aufzeichnungspflichten beachten. Nach § 4 (7) EStG i. V. m. § 4 (5) S. 1 Nr. 6b EStG sind die entsprechenden Aufwendungen einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben sowie zeitnah aufzuzeichnen. Der Bundesfinanzhof stellte mit dem Urteil vom 24.03.2026 (VIII R 6/24) klar, dass diese Verpflichtung auch für freiberuflich tätige Steuerpflichtige gilt, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln.  

Soweit die Aufwendungen nicht bereits dem Grunde nach vom Abzug ausgeschlossen sind, etwa weil das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet, dürfen die entsprechenden Aufwendungen nur dann in der Gewinnermittlung berücksichtigt werden, wenn die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden.  

Die gesonderte Aufzeichnung der Aufwendungen erfolgt bei Bilanzierern durch die Buchung auf einem separaten Konto. Einnahme-Überschussrechner müssen die Aufwendungen hingegen zum Beispiel durch eine gesonderte Spalte innerhalb der Ausgabenaufstellung der EÜR erfassen. Nach Rechtsprechung des BFH kann auch eine geordnete Belegsammlung ausreichend sein, wenn eine unterjährige periodische und zeitnahe Erfassung der entsprechenden Summen in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument erfolgt. Entscheidend ist dabei, dass die Summen fortlaufend während des laufenden Jahres erfasst werden.  

Nicht ausreichend ist dagegen eine reine Belegsammlung ohne laufende Aufzeichnung oder eine erstmalige Zusammenstellung und Addition der Aufwendungen erst nach Abschluss des Veranlagungszeitraumes.  

Erforderlich ist darüber hinaus eine klare Abgrenzung zwischen privatem und betrieblichem Bereich. So reicht es nicht aus, lediglich die gesamten Gebäudekosten aufzuzeichnen. Vielmehr muss der konkrete Anteil des Arbeitszimmers vollständig und eindeutig aus den Aufzeichnungen hervorgehen. Die bloße theoretische Möglichkeit, den Anteil aus den Gesamtkosten berechnen zu können, ist damit nicht ausreichend. Stattdessen muss der konkrete anteilige Betrag tatsächlich gesondert aufgezeichnet werden.  

Fristgerechte und zeitnahe Aufzeichnung  

Um den Anforderungen an die zeitnahe Aufzeichnung nachzukommen, sind laufende Aufwendungen grundsätzlich innerhalb von 10 Tagen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu dokumentieren. Dies betrifft insbesondere Kosten, die mit Rechnungseingang unmittelbar feststehen, etwa Reparaturen, Wartungen, Versicherungsbeiträge oder Handwerkerleistungen.  

Eine Ausnahme besteht lediglich für Kostenpositionen, die typischerweise erst nach Ablauf des Jahres exakt feststehen. Hierzu zählen unter anderem Finanzierungskosten, wie Darlehenszinsen, welche sich erst durch die Jahresbescheinigung der Bank ergeben oder verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Auch die Abschreibungsbeträge dürfen jährlich erfasst werden. Die Aufzeichnung muss in diesen Fällen allerdings zeitnah nach Vorliegen der Jahresabrechnung bzw. nach Jahresende erfolgen. Eine Erfassung erst im Rahmen der späteren Steuererklärung genügt regelmäßig nicht.  

Ausnahme bei Inanspruchnahme der Jahrespauschale? 

Alternativ zum Abzug der tatsächlichen Aufwendungen kann für das häusliche Arbeitszimmer die Jahrespauschale nach § 4 (5) S. 1 Nr. 6b EStG in Höhe von derzeit 1.260 € geltend gemacht werden. Nach überwiegender Auffassung in der Literatur soll in diesem Fall keine gesonderte laufende und zeitnahe Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszimmerkosten erforderlich sein. Eine ausdrückliche Bestätigung durch die Rechtsprechung gibt es hierzu bislang allerdings noch nicht.